Organícese con una estructura de descomposición del trabajo

Un proyecto puede ser grande o pequeño; desde cambiar una bombilla hasta construir un avión de combate. A medida que aumenta la complejidad de un proyecto y la duración se extiende a semanas y meses, es útil descomponer el programa general en pasos más pequeños. Una estructura de desglose del trabajo es una herramienta de gestión de proyectos exactamente para ese propósito.

Pensar en un proyecto como una sola entidad es una receta para el desastre; tienes que dividir las cosas en partes más pequeñas. Pero, los cerebros humanos tienen una memoria de trabajo limitada y solo pueden realizar un seguimiento de un número finito de cosas a la vez.

Debe ser inteligente acerca de cómo dividir las piezas de su proyecto para mantenerse eficiente. Las estructuras de desglose del trabajo (comúnmente abreviadas como WBS) aplican un enfoque sistemático a esto. Hacen que las cosas complejas sean más manejables.

A medida que avanzamos en este tema, aclararemos qué es una WBS, por qué es importante y cómo puede usarla en su proyecto de construcción para obtener el mejor resultado posible. ¡Y al final del artículo, compartiremos la WBS que hemos creado específicamente para proyectos de viviendas con contenedores de envío!

Descripción general de la estructura de desglose del trabajo

Una WBS es una gestión de proyectos fundamental, útil para todos, desde aficionados al patio trasero hasta gerentes de proyectos profesionales . Si bien no es particularmente emocionante, una WBS a menudo forma la columna vertebral sobre la cual se construyen el cronograma, el presupuesto y otros documentos.

¿Qué es una estructura de descomposición del trabajo?

La fórmula básica para una WBS es tomar el alcance completo de un proyecto, dividirlo en partes y luego organizarlas en una jerarquía lógica. Todos los elementos de un nivel inferior son necesarios para completar el elemento del siguiente nivel superior.

El uso de múltiples piezas más pequeñas permite que cada una sea definida, administrada y monitoreada. Antes de ir más lejos, un ejemplo de WBS probablemente sea útil.

Como puede ver, la bicicleta se divide en ensamblajes y partes hasta que todo se contabiliza y solo con mirar las palabras, tiene una buena idea de cómo va todo junto.

La naturaleza jerárquica de una WBS significa que en realidad es solo un cierto tipo de taxonomía o clasificación. Piense en la forma en que colocamos cada especie biológica en grupos progresivamente más grandes como género, familia, orden, etc. O la forma en que las unidades militares se dividen de la misma manera en pelotones, compañías y batallones.

Es muy probable que haya estado haciendo WBS de manera informal todo el tiempo y simplemente no tenía un nombre para ello. Claramente entonces, lo que estamos compartiendo aquí no es un conocimiento trascendental. Más bien, es una forma de hacer sistemáticamente lo que probablemente ya estaba haciendo para mejorar su proceso existente.

Importancia de una estructura de descomposición del trabajo

En muchos sentidos, una WBS es una pieza intermedia de un proceso más grande. Por sí mismo, un WBS es interesante pero no necesariamente tan útil. En cambio, míralo como un trampolín.

Piensa en hacer un cronograma del proyecto. ¿Qué tan útil sería tener un solo elemento de línea dentro sin ningún desglose para fases específicas del trabajo? Incluso algo tan simple como una receta de comida tiene varios pasos después de todo.

¿Qué tal una estimación de costos o presupuesto? ¿No sería mucho más fácil dividir un proyecto en partes más pequeñas, estimar los costos de ellas y luego sumarlas en lugar de tratar de obtener el costo de todo el proyecto en un solo esfuerzo?

¿O si se estuviera preparando para contratar a un subcontratista y quisiera saber qué harían exactamente para no contratar accidentalmente a otra persona para que hiciera parte del mismo trabajo por error?

Tener una EDT puede ser de gran ayuda con este tipo de problemas y cuestiones y brindar beneficios como:

• Responsabilidad: es increíblemente importante delegar claramente quién tiene la responsabilidad de qué, pero eso solo se puede hacer si todos tienen claro el «qué». Incluso si está trabajando solo, puede hacerse responsable si tiene que mirar visualmente lo que está tratando de hacer por escrito.
• Gestión de Riesgos: La ambigüedad es el enemigo de los proyectos exitosos. Cada vez que surge la duda de quién está haciendo qué, qué se debe hacer primero o en qué parte del proyecto va un material en particular, puede haber errores de construcción, demoras o sobrecostos. Tener una WBS lo ayuda a administrar y reducir el riesgo del proyecto.
• Claridad: El simple hecho de hacer la EDT te obligará a comprender mejor el proyecto y todos sus entresijos, lo que solo te beneficiará. Si puedes verlo (escrito), puedes medirlo. Y como dicen, lo que se mide se hace. Esto se aplica a través del tiempo, el dinero e incluso la calidad.
• Eficiencia: tener una WBS a la mano le permite ver su proyecto de manera más holística. Con esa perspectiva, puede ver más fácilmente oportunidades como comprar materiales similares a granel, realizar tipos de trabajo similares al mismo tiempo, etc.
  La mayoría de las lecciones nacen de los errores. Idealmente, puede aprender de los errores de otros en lugar de cometer los suyos propios.

El proceso de planificación de proyectos existe específicamente para minimizar e idealmente evitar errores, y la creación de una EDT es una parte integral de ese proceso. Estamos seguros de que utilizará activamente una WBS al crear un presupuesto/estimación de costos y un cronograma del proyecto. Pero incluso si no lo hace, el proceso de hacer una WBS será útil para guiar su pensamiento de manera lógica.

Hay un montón de máximas relacionadas con la planificación de proyectos. Una versión popular de las Siete P de la planificación establece: La planificación previa adecuada evita un rendimiento dolorosamente deficiente (también hay otras versiones menos educadas). O un dicho similar, más corto: si fallas en planificar, planeas fallar.

No importa cómo lo digas, la idea general es la misma. Hacer un esfuerzo concertado en la parte delantera de su proyecto para pensar en recursos, actividades y relaciones contribuirá en gran medida a garantizar que termine el proyecto tan bien como lo comenzó. Una WBS no es la única parte de la planificación, ni siquiera la más importante, pero sin duda es una pieza importante.

Principios de una EDT de Gestión de Proyectos

Casi todos los tipos de trabajo utilizan clasificaciones y la gestión de proyectos no es diferente. Una WBS es una herramienta que lo ayuda a desglosar y clasificar partes más pequeñas de un proyecto.

Una WBS generalmente se basa en productos finales, decisiones o entregables. Cada pieza más pequeña, así como el proyecto general en sí mismo, en realidad crea o hace algo. Otra forma de pensarlo es centrándose en los sustantivos en lugar de los verbos: quiere clasificar los resultados, no las acciones que los causan.

Por ejemplo, simplemente pensar en algo, aunque importante, no sería una buena tarea de la EDT. Más bien, la decisión o el documento que es el resultado de ese pensamiento es lo que debe registrar en una EDT.

Al elegir elementos para incluir en una WBS, deben ser mutuamente excluyentes y colectivamente exhaustivos, o MECE:

• • Mutuamente excluyente: la WBS no puede tener ningún alcance superpuesto entre diferentes elementos, lo que significa que los mismos elementos no pueden cubrirse en varios lugares.
  • Colectivamente exhaustiva: también conocida como la regla del 100 %: la EDT debe incluir todo el trabajo del proyecto y cada nivel ‘secundario’ debe incluir todo el trabajo necesario para completar el elemento ‘principal’ en un nivel superior.

Específico al área de Gestión de Proyectos hay otro principio de creación de WBS llamado la regla 8/80. Establece que cualquier elemento del nivel más bajo debería tardar entre 8 y 80 horas en completarse.

Más corto que eso, debe combinarse con otros elementos y posiblemente subir un nivel para evitar que la WBS se vuelva grande e ingobernable. Más largo que eso, el elemento debe dividirse aún más en subelementos para evitar que la WBS sea de un nivel demasiado alto.

Desglose de obras de construcción Marcos de estructura

Hasta este punto, hemos considerado las EDT como parte de todo tipo de gestión de proyectos. Pero ahora es el momento de profundizar un poco más en cómo se aplican estas herramientas a la construcción.

La gestión de la construcción es una parte específica de la gestión de proyectos que es realmente su propia área de estudio. Existen organismos organizadores, certificaciones personales y procedimientos y terminología específicos que solo pertenecen a la gestión de proyectos de construcción.

Dada la gran cantidad de proyectos de construcción que se llevan a cabo cada año y los miles de millones de dólares gastados, no es de extrañar que exista tal especialización. Incluso la ISO se ha involucrado, creando la ISO 12006-2:2015 específicamente para delinear un marco de clasificación para proyectos de construcción. Sí, esa es la misma ISO que establece los estándares para las dimensiones y requisitos de los contenedores.

Aún así, con toda esta atención, existen numerosas formas de dividir los proyectos de construcción en partes más pequeñas. Puede comenzar categorizando según el producto creado, como paredes, techo o piso. O puede categorizar según el material, como madera, metal o cemento.

Si bien puedes crear tu propia forma de clasificar las tareas de tu proyecto, hay miles de profesionales que se ganan la vida haciendo esto y ya lo han pensado. Entonces, en lugar de tener que recrear la rueda, es mejor estudiar lo que ya se ha hecho.

Uniclase

Uniclass es parte de la organización National Building Specification (NBS) con sede en el Reino Unido. Utiliza un conjunto jerárquico de 12 tablas:

1. Ocupaciones
2. complejos
3. Elementos/Funciones
4. Entidades
5. Productos
6. Espacios/Ubicaciones
7. Sistemas
8. roles
9. CANALLA
10. Gestión de proyectos
11. Herramientas y equipo
12. Forma de Información

Claramente, algunos de estos son más relevantes para nuestros propósitos que otros. Específicamente, estará más interesado en las primeras siete tablas. Así es como se relacionan entre sí según NBS:

Los Espacios/Ubicaciones existen en Entidades que forman parte de un Complejo más amplio y las Actividades pueden tener lugar en cualquiera de ellas. Las entidades se componen de Elementos/Funciones, Sistemas y luego Productos.

Para dar un ejemplo, así es como se puede usar la jerarquía Uniclass para clasificar la estructura del techo:

• Sistemas
  • 30 Sistemas de techo, piso y pavimentación
    • 30_10 Sistemas de estructuras de cubiertas inclinadas, arqueadas y abovedadas
      • 30_10_30 Sistemas de estructura de cubierta enmarcada
        • 30_10_30_25 Sistemas de estructura de techo de acero pesado

Uniformato

UniFormat organiza los datos sobre las partes físicas de un proyecto de construcción por función, lo que significa qué papel juega un elemento en la instalación general o cómo se usa. Originalmente creado para el gobierno de EE. UU. (y luego codificado como el estándar ASTM E1557 ), UniFormat ahora es utilizado por entidades públicas y privadas y es administrado por el Instituto de Especificaciones de Construcción (CSI).

A menudo se usa en la etapa inicial de los proyectos, ya que es muy intuitivo y fácil de usar, especialmente cuando el proyecto aún se está definiendo. Está muy relacionado, aunque sutilmente diferente, con UNIFORMAT y UNIFORMAT II, ​​que están más centrados en proyectos gubernamentales.

UniFormat tiene menos agrupaciones de primer nivel que algunos de los otros estándares de especificación de construcción, por lo que compartiremos una lista abreviada de agrupaciones de primer y segundo nivel a continuación para darle una idea de cómo se organizan las cosas. Estamos omitiendo los elementos de Nivel 3 -5, así como una serie de elementos de Nivel 2 para mayor claridad y brevedad.

• Introducción
  • 10 – Descripción del Proyecto
• A – Subestructura
  • A10 – Fundaciones
• B – Concha
  • B10 – Superestructura
  • B20 – Cerramientos Verticales Exteriores
• C- Interiores
  • C10 – Construcción de Interiores
  • C20 – Acabados Interiores
• D-Servicios
  • D20 – Fontanería
  • D30: calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
  • D50 – Eléctrico
• E – Equipos y Mobiliario
  • E10 – Equipo
  • E20 – Mobiliario
• F – Construcción Especial y Demolición
  • F10 – Construcción Especial
• G – Trabajo en el sitio
  • G10 – Trabajo en el sitio
• Z-generales
  • Z10 – Requisitos generales

Para dar un ejemplo, así es como se puede usar la jerarquía UniFormat para clasificar las estructuras de techos de metal:

• B – Concha
  • B10 – Superestructura
    • B1020 – Construcción de techos
      • B1020.10 – Armazón estructural del techo

Formato maestro

MasterFormat es el sistema de especificación de construcción más popular en América del Norte. También es un producto de CSI. A diferencia de UniFormat, aborda la clasificación desde la perspectiva de los materiales en lugar de los sistemas funcionales.

Antes de 2004, MasterFormat tenía 16 divisiones, pero más recientemente se reorganizó en 50 divisiones en algunos grupos diferentes. A continuación se muestra una lista abreviada para darle una idea de la estructura. Se han eliminado bastantes de las 50 divisiones totales para mayor claridad y brevedad:

• GRUPO DE REQUISITOS DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES
  • División 00 — Requisitos de Adquisiciones y Contrataciones
• GRUPO DE ESPECIFICACIONES
  • Subgrupo de Requisitos Generales
    • División 01 — Requisitos generales
  • Subgrupo de construcción de instalaciones
    • División 03 — Concreto
    • División 05 — Metales
    • División 08 — Aperturas
    • División 09 — Acabados
    • División 12 — Mobiliario
  • Subgrupo de Servicios de Instalaciones:
    • División 22 — Plomería
    • División 23 — Calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC)
    • División 26 — Eléctrico
  • Subgrupo de Sitio e Infraestructura:
    • División 31 — Movimiento de tierras
    • División 33 — Servicios públicos
  • Subgrupo de Equipos de Proceso:
    • División 40 — Interconexiones de procesos
    • División 41 — Equipos de manipulación y procesamiento de materiales

Para dar un ejemplo, así es como se puede usar la jerarquía MasterFormat para clasificar las estructuras de techos de metal:

• 05 00 00 – Metales
  • 05 21 00 – Armazón de viguetas de acero
    • 05 21 23 – Armazón de vigas de viguetas de acero

OmniClass

OmniClass es un sistema de 15 tablas para organizar toda la información de la construcción. También es compatible con CSI. Como puede ver a continuación, Omniclass incorpora los estándares UniFormat y MasterFormat, entre otras cosas.

• Tabla 11: Entidades Constructoras por Función
• Tabla 12: Entidades Constructoras por Formulario
• Tabla 13: Espacios por Función
• Tabla 14: Espacios por Formulario
• Tabla 21: Elementos (Copia de UniFormat)
• Tabla 22: Resultados del Trabajo (Copia de MasterFormat)
• Tabla 23: Productos
• Tabla 31: Fases
• Tabla 32: Servicios
• Tabla 33: Disciplinas
• Tabla 34: Roles organizacionales
• Tabla 35: Herramientas
• Tabla 36: Información
• Tabla 41: Materiales
• Tabla 49: Propiedades

OmniClass, incluidas las tablas 21 y 22, se puede descargar fácilmente del CSI anterior para una mayor investigación. Dada la duplicación de OmniClass con Uniformat y MasterFormat, no vale la pena discutirlo con más detalle.

¿Necesita una WBS para su proyecto de casa contenedor?

Hasta ahora, le hemos brindado mucha información sobre cómo los profesionales de la construcción usan los estándares de especificación de construcción para una variedad de propósitos, incluida la creación de estructuras de desglose del trabajo. Puede estar pensando: «Todo esto parece un poco complejo… ¿cómo se aplica esto a mí?»

Comencemos con aquellos de ustedes que planean un proyecto Do-It-For-Me usando un constructor contratado. Si le está pagando a un constructor y son profesionales, de todos modos deberían usar algún tipo de WBS como parte de su sistema general de gestión de proyectos.

Sin embargo, como consumidor, ese es un detalle que probablemente sea demasiado complicado para que usted se preocupe. Después de todo, no le va a preguntar a su constructor qué sistema operativo usa en las computadoras de la empresa; simplemente no importa para sus propósitos.

En su lugar, querrá ver una estimación de costos/presupuesto y un cronograma, ambos informados por su WBS. La calidad de ambos documentos reflejará la calidad del programa de gestión de proyectos del constructor. Y eso, a su vez, lo ayudará a saber si puede esperar que entreguen su proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y con alta calidad.

Ahora, para aquellos de ustedes que planean una compilación Hágalo usted mismo, la WBS se vuelve mucho más importante. Ya sea que esté creando uno explícitamente o simplemente imaginándolo en su cerebro, aún lo usará para crear cosas como el cronograma y el presupuesto de su proyecto.

Sin embargo, recuerde que para un proyecto de contenedor de bricolaje, recuerde que el mejor sistema de organización o clasificación es el que realmente usará. Así que lea nuestras recomendaciones y luego adáptelas y personalícelas como mejor le parezca para sus circunstancias específicas.

Dicho esto, la mayoría de ustedes probablemente se dé cuenta rápidamente de que algún tipo de sistema solo lo ayudará a ahorrar dinero y tiempo. Entonces, en lugar de tener que revisar los diversos sistemas de clasificación anteriores, hemos creado uno solo para usted.

Presentamos el sistema de clasificación de casas de contenedores

Nuestra EDT recomendada para casas contenedor es la que hemos hecho a la medida para los entusiastas de las casas contenedor. Toma mucho de los estándares UniFormat y UNIFORMAT II (recuerde, son casi equivalentes) pero con muchas secciones eliminadas y modificadas.

Este es un sistema de clasificación intuitivo para personas nuevas en la construcción y que piensan en las primeras etapas de un proyecto de contenedores. Compruébalo a continuación:

• Una fundación
• Concha B
  • Superestructura B10
  • Caja exterior B20
    • B2010 Paredes Exteriores
    • Ventanas exteriores B2020
    • B2030 Puertas Exteriores
  • Techos B30
• C Interiores
  • Construcción de interiores C10
  • Escaleras C20
  • Acabados interiores C30
• Servicios
  • Plomería D20
  • D30 climatización
  • Protección contra incendios D40
  • D50 eléctrico
• Mobiliario y equipo fijo
• Trabajo en el sitio G
  • Preparación del sitio G10
  • Mejoras en el sitio del G20
  • Utilidades Mecánicas G30
  • Servicios eléctricos G40
• General Z
  • Impuestos, permisos, seguros y bonos Z70
  • Tarifas y contingencias Z90

Para modificar aún más el Sistema de clasificación de casas de contenedores, tenemos un recurso útil para compartir. La Marina de los EE. UU. tiene una versión en línea de UNIFORMAT II con descripciones detalladas de casi todos los elementos. Si cree que necesita más detalles de los que ofrece el Sistema de clasificación de casas de contenedores, puede ir aquí para ver todos los elementos posibles.

Combinando el Sistema de Clasificación de Casas de Contenedores y MasterFormat

Lo que vamos a compartir a continuación es un método avanzado que será excesivo para la mayoría de las personas. Pero en caso de que tenga un proyecto de contenedor complejo o simplemente le guste ser superorganizado, lo estamos compartiendo.

Si desea tener más detalles en su WBS, o incluso crear un conjunto de especificaciones, puede colocar secciones relevantes de nivel inferior del sistema MasterFormat en el Sistema de clasificación de contenedores. La Tabla 21 de OmniClass hace que esto sea súper simple al enumerar las referencias de MasterFormat relevantes que pertenecen a cada elemento de UniFormat (y recuerde que el Sistema de clasificación de contenedores para el hogar se basa en gran medida en UniFormat para que pueda vincularlos fácilmente).

Por ejemplo, supongamos que está trabajando en la sección de su WBS para las puertas interiores, específicamente las puertas corredizas. En UniFormat, los tendrías aquí:

• C Interiores
  • Construcción de interiores C10
    • C1030 Puertas Interiores
      • C1030.25 Puertas Corredizas Interiores

En OmniClass Table 21, los tendría en el mismo lugar, solo que con una numeración ligeramente diferente (‘C’ se reemplaza por ’03’):

• 21-03 Interiores
  • 21-03 10 Construcción de Interiores
    • 21-03 10 30 Puertas Interiores
      • 21-03 10 30 25 Puertas Correderas Interiores

Notará que la última columna se llama Tabla 22 Referencia, que nos muestra el resultado de trabajo específico de MasterFormat relacionado con las puertas corredizas interiores. Vemos que las Puertas Interiores genéricas tienen una Referencia de Tabla 22 de 22-08 10 00, mientras que las Puertas Corredizas Interiores están en 22-08 11 73. Quedémonos con el ejemplo y concentrémonos en las puertas corredizas.

Puede ver arriba cómo las puertas correderas se clasifican en la Tabla 22 como Puertas cortafuegos metálicas corredizas. También nos desplazamos un poco hacia abajo para encontrar Sliding Wood Doors en el número 22-08 14 73, solo por sonrisas. Es probable que encuentre productos similares como este cerca de la jerarquía. Además, recuerde que puede descargar una versión de Microsoft Excel de Omniclass Table 22 desde el mismo lugar donde descargó Table 21, que mencionamos anteriormente.

¿De qué sirve vincular la Tabla 21 (UniFormat) y la Tabla 22 (MasterFormat)? Un poco en realidad.

Debido a que MasterFormat es el estándar de la industria (al menos en América del Norte) para especificar materiales, muchos fabricantes y distribuidores están configurados para trabajar con estos números. Puede usar un sitio como Arcat para ver fabricantes de puertas corredizas de metal , simplemente saliendo del número de MasterFormat. También puede obtener dibujos CAD, especificaciones y otra información para productos específicos.

O, si desea ver cómo el gobierno de los EE. UU. especifica sus puertas corredizas de metal, puede buscar su versión gratuita de las especificaciones para este número de MasterFormat consultando las especificaciones de la Guía de instalaciones unificadas de la Guía de diseño de edificios completos o las Especificaciones maestras de construcción de el Departamento de Asuntos de Veteranos. Esto le da una idea de cómo un diseñador profesional especificaría este tipo de productos (métodos de instalación, certificaciones de productos, etc.) y que tal vez quiera usar como inspiración. De lo contrario, deberá comprar especificaciones de CSI (aunque si contrata a un arquitecto, probablemente ya tenga acceso a las especificaciones de CSI).

Para reiterar, nada de lo que hemos cubierto en esta última sección es crucial para un proyecto pequeño como la construcción de un contenedor de envío, pero solo le muestra cómo hacen su trabajo los profesionales en las ciencias de la construcción. Y puede ayudarte a organizarte mejor, encontrar productos interesantes, etc.

Conclusión

Si nunca había oído hablar de Work Breakdown Structures antes de leer este artículo, ¡definitivamente aprendió mucho! Esperamos haber dejado en claro que una WBS es una herramienta simple pero poderosa.

Como mencionamos, probablemente haya estado haciendo WBS mentales todo el tiempo. Nuestro propósito aquí es ayudarlo a profesionalizar ese proceso y aprender cómo ponerlo por escrito. Es un pequeño trabajo en la parte delantera que lo ayudará a lo largo de la duración de su proyecto mientras trabaja para controlar la calidad, los costos y la línea de tiempo.

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No importa si no tienes conocimientos sobre construcción, si pensar en ello te da dolor de cabeza, si eres constructor o trabajas en una oficina. La guía está escrita para que cualquiera pueda entenderlo.

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